Kom bij ons werken! Office Manager – 24 tot 32 uur

Parttime Office Manager Hbo (of Mbo+) met enkele jaren ervaring – 24 tot 32 uur in Amsterdam

Ben jij organisatorisch én sociaal sterk, flexibel en kan jij alle zaken in en rond een dynamisch kantoor zelfstandig en gestructureerd organiseren? Krijg je energie van het ontzorgen van collega’s in een groeiende, jonge, professionele organisatie? Als dit je aanspreekt en het je leuk lijkt te werken in een hecht team in een maatschappelijk betrokken organisatie, reageer dan op deze vacature!

Je krijgt in deze functie de kans om echt bij te dragen aan de ontwikkeling van een organisatie met een maatschappelijk missie: het verschil maken voor mensen met een licht verstandelijke beperking, door hun leven samen op de rit te brengen. Wij vinden namelijk dat iedereen recht heeft op een plek in de samenleving.

Wat doe je in deze functie?

Waar het op neerkomt: je organiseert alles in en rondom kantoor, ontzorgt collega’s met facilitaire vragen, schakelt tussen verschillende verzoeken en bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je faciliteert dus alle ondersteunende bedrijfsprocessen binnen Indaad. Het volgende overzicht geeft een beeld van je werkzaamheden:

Office management en administratief

  • Vergaderingen in en op externe locaties organiseren
  • Aanvragen vergunningen en bestellen bedrijfsmiddelen
  • Voorraadbeheer kantoorartikelen en ICT hardware
  • Uitgifte en registratie van apparatuur zoals telefoons en laptops
  • Bedrijfsregistraties bijhouden (uitgifte sleutels en pasjes tot bedrijfsmiddelen)
  • Afsluiten kantoor na sluitingstijd (omstreeks 18 uur)
  • Contact en relatie onderhouden met leveranciers kantoormiddelen en ICT
  • Schademeldingen doorgeven aan schadeverzekeraars
  • Klachtafhandeling
  • (Pré) Risico-inventarisatie en -evaluatie uitvoeren, BHV werkzaamheden

Receptie en front office

  • Telefoon beantwoorden, bezoek ontvangen, verjaardagskaarten versturen
  • Interne ICT Servicedesk: eerste aanspreekpunt ICT problemen, zoals helpen met storingen op laptops en telefoons
  • Reserveren vergaderruimtes en bedrijfswagens in Outlook op verzoek medewerkers (als ze het zelf zijn vergeten)
  • Schoon houden en opruimen van kantoor
  • Voorbereiden en ontvangen van samenwerkingspartners op kantoor (zaalreservering, gereedmaken faciliteiten, koffie & thee, evt. lunch)
  • Notulen opstellen & actielijsten bijwerken van verschillende overleggen
  • Welkom heten van nieuwe medewerkers: van instructies tot een rondleiding op kantoor

Je ontvangt leiding en aansturing van de manager strategie en beleid.

Wat vragen we van je?

De functie vereist een Hbo werk- en denkniveau en een enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie. Alternatief voldoet een opleiding op Mbo-niveau 3 of 4 aangevuld met meer werkervaring.

We verwachten dat je zelfstandig kan werken, sociaal, communicatief en organisatorisch sterk bent en een flexibele en dienstverlenende instelling hebt. Je zou energie moeten krijgen van een brede organiserende en ondersteunende functie.

Verder vragen we het volgende:

  • Een proactieve, dienstverlenende houding
  • Je kunt taken prioriteren en een planning maken
  • Je beschikt over goede kennis van en vaardigheden met Microsoft office en kunt (kleine) ICT problemen oplossen
  • Je bent oplettend, geordend en nauwkeurig, ook tijdens onderbrekingen
  • Je bent integer; we werken immers met gevoelige, vertrouwelijke gegevens

 Wat biedt Indaad jou?

  • Een prettige, hechte werkomgeving in een maatschappelijk gedreven organisatie met enthousiaste en inspirerende collega’s, gedreven de doelgroep verder te helpen
  • Pensioenopbouw bij pensioenfonds Zorg en Welzijn
  • Maandelijkse vergoeding om te kunnen sporten
  • 25 vakantiedagen per jaar (op basis van 40 uur per week)
  • Deelname aan trainingen en mogelijkheid tot volgen van opleidingen
  • Minimaal 2 teamuitjes per jaar en een jaarlijks terugkerende studiereis

Salaris: € 2.200 tot € 2.600 per maand op basis van 40 uur per week

Deeltijd / parttime dienstverband

Startdatum: per direct

Even voorstellen: Indaad

Indaad is een Amsterdamse zorgorganisatie, opgericht in 2011 die mensen helpt hun leven op de rit te krijgen. Dit doen we voor jongeren en jongvolwassenen (12 – 35 jaar) met een verstandelijke beperking, in combinatie met een complexe meervoudige problematiek. Dat kan zijn: gedragsproblemen, psychische stoornissen, problemen met politie en justitie en een ontoereikend eigen sociaal netwerk. We bieden ambulante begeleiding (in de omgeving van de client), maar ook begeleid wonen, psychologische behandeling en dagbesteding.

Dat doen we met een enthousiast en zeer divers team; een afspiegeling van de Amsterdamse samenleving. Het team van Indaad is hecht, gemiddeld 33 jaar oud en multidisciplinair. Bij het zoeken naar nieuwe collega’s kijken wij naar eigenschappen die Indaad het ‘DNA’ geven waar we trots op zijn: Positief, Professioneel, Gedreven, Integer, Flexibel, Humor, en Energie. Mensen die net dat stapje extra zetten en creatief zijn in het vinden van passende en pragmatische oplossingen.

Passen wij bij jou? Reageer dan vandaag nog!