Kom bij ons werken! Vacature Office Manager

Parttime Office Manager Hbo (of Mbo+) met enkele jaren ervaring – 32 uur in Amsterdam

Ben jij organisatorisch én sociaal sterk, kan je snel schakelen en kan jij een optimale kantooromgeving creëren? Krijg je energie van het bedenken van slimme office management oplossingen en het ontzorgen van collega’s? Als dit je aanspreekt en het je leuk lijkt te werken in een bevlogen team in een maatschappelijke organisatie, reageer dan op deze vacature!

We zoeken ter ondersteuning van onze backoffice activiteiten een office manager voor 32 uur per week (28 uur is bespreekbaar)

Je krijgt in deze functie de kans om nieuwe werkwijzen te ontwikkelen en bij te dragen aan de versterking van een organisatie met een maatschappelijk missie: het verschil maken voor mensen met een licht verstandelijke beperking, door hun leven samen op de rit te brengen. Wij vinden namelijk dat iedereen mee kan doen en dus recht heeft op een plek in de samenleving.

Wat doe je in deze functie?

Waar het op neerkomt: je organiseert alles in en rondom kantoor, bedenkt nieuwe werkprocessen en verbetert de bestaande processen, ontzorgt collega’s met facilitaire vragen, schakelt tussen verschillende verzoeken, bent gastvrouw en het eerste telefonische en face to face aanspreekpunt en bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je ontwikkelt en faciliteert dus alle ondersteunende bedrijfsprocessen binnen Indaad. Het volgende overzicht geeft een beeld van je werkzaamheden:

Office management en administratief

  • Verder ontwikkelen van de optimale kantooromgeving
  • Vergaderingen in en op externe locaties organiseren
  • Aanvragen vergunningen en bestellen bedrijfsmiddelen
  • Voorraadbeheer kantoorartikelen en ICT hardware
  • Uitgifte en registratie van apparatuur zoals telefoons en laptops
  • Bedrijfsregistraties bijhouden (uitgifte sleutels en pasjes tot bedrijfsmiddelen)
  • Afsluiten kantoor na sluitingstijd (omstreeks 18 uur)
  • Contact en relatie onderhouden met leveranciers kantoormiddelen en ICT
  • Schademeldingen doorgeven aan schadeverzekeraars
  • Klachtafhandeling
  • (Pré) Risico-inventarisatie en -evaluatie uitvoeren, BHV werkzaamheden

Receptie en front office

  • Telefoon beantwoorden, bezoek ontvangen, verjaardagskaarten versturen
  • Interne ICT Servicedesk: eerste aanspreekpunt ICT problemen, zoals helpen met storingen op laptops en telefoons
  • Reserveren vergaderruimtes en bedrijfswagens in Outlook op verzoek medewerkers (als ze het zelf zijn vergeten)
  • Schoon houden en opruimen van kantoor
  • Voorbereiden en ontvangen van samenwerkingspartners op kantoor (zaalreservering, gereedmaken faciliteiten, koffie & thee, evt. lunch)
  • Notulen opstellen & actielijsten bijwerken van verschillende overleggen
  • Welkom heten van nieuwe medewerkers: van instructies tot een rondleiding op kantoor

Je ontvangt leiding en aansturing van de manager strategie en beleid.

Wat vragen we van je?

De functie vraagt een Mbo niveau 4 of Hbo werk- en denkniveau en minimaal 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie.

We verwachten dat je zelfstandig kan werken, sociaal, communicatief en organisatorisch sterk bent en een flexibele en dienstverlenende instelling hebt. Je zou energie moeten krijgen van een brede organiserende en ondersteunende functie.

Verder vragen we het volgende:

  • Een proactieve, dienstverlenende houding
  • Je kunt taken prioriteren en een planning maken
  • Je beschikt over goede kennis van en vaardigheden met Microsoft office en kunt (kleine) ICT problemen oplossen
  • Je bent oplettend, geordend en nauwkeurig, ook tijdens onderbrekingen
  • Je bent integer; we werken immers met gevoelige, vertrouwelijke gegevens

 Wat biedt Indaad jou?

  • Een prettige, hechte werkomgeving in een maatschappelijk gedreven organisatie met enthousiaste en inspirerende collega’s, gedreven de doelgroep verder te helpen
  • Pensioenopbouw bij pensioenfonds Zorg en Welzijn
  • Maandelijkse vergoeding om te kunnen sporten
  • 25 vakantiedagen per jaar (op basis van 40 uur per week)
  • Deelname aan trainingen en mogelijkheid tot volgen van opleidingen
  • Minimaal 2 teamuitjes per jaar en een jaarlijks terugkerende studiereis

Salaris: € 2.400 tot € 2.700 per maand op basis van 40 uur per week

Deeltijd / parttime dienstverband

Startdatum: per direct

Even voorstellen: Indaad

Indaad is een Amsterdamse zorgorganisatie, opgericht in 2011 die mensen helpt hun leven op de rit te krijgen. Dit doen we voor jongeren en jongvolwassenen (12 – 35 jaar) met een verstandelijke beperking, in combinatie met een complexe meervoudige problematiek. Dat kan zijn: gedragsproblemen, psychische stoornissen, problemen met politie en justitie en een ontoereikend eigen sociaal netwerk. We bieden ambulante begeleiding (in de omgeving van de client), maar ook begeleid wonen, psychologische behandeling en dagbesteding.

Dat doen we met een enthousiast en zeer divers team; een afspiegeling van de Amsterdamse samenleving. Het team van Indaad is hecht, gemiddeld 33 jaar oud en multidisciplinair. Bij het zoeken naar nieuwe collega’s kijken wij naar eigenschappen die Indaad het ‘DNA’ geven waar we trots op zijn: Positief, Professioneel, Gedreven, Integer, Flexibel, Humor, en Energie. Mensen die net dat stapje extra zetten en creatief zijn in het vinden van passende en pragmatische oplossingen.

Passen wij bij jou? Reageer dan vandaag nog via solliciteren@indaad.nl!

Je reactie kan je sturen naar het e-mailadres solliciteren@indaad.nl.